Ollessani töissä MTL:llä (Markkinoinnin, teknologian ja luovuuden liitolla) kuulin hauskan ohjenuoran, joka vapaasti muotoillen sopii myös tapahtumatuotantoon: ”benchmarkkaa erilaisia tapahtumia. Ylpeydellä kopioi elementtejä niistä tapahtumista, joihin osallistuessa vähän syletti, ettet ollut itse järjestämässä niitä”.

Tuottajan silmin kannattaa kiinnittää huomiota siihen mikä oli tapahtuman yleinen laatu ja fiilis. Vähän kuin viinin maistelussa, mikä oli se viimeinen maku, joka jäi pyörimään kielen päälle.

Pohtimista avittaa vaikkapa seuraavat kysymykset:

• Miten helppo tapahtumaan oli saapua?
• Miltä saapumisesi tuntui?
• Tiesitkö, mitä tapahtuu ja pidettiinkö aikatauluista kiinni?
• Oliko tapahtuma sitä, mitä odotit / miten se oli mainostettu?
• Oliko tapahtumasta hyötyä sinulle?
• Kuinka sitä voisi parantaa?

Ja pohdi myös niitä normaalisti huomiotta jääviä näkökulmia:

• Kuinka monta henkilöä on mukana tapahtuman järjestelyissä?
• Onko selvää, kuka johtaa tai vastaa tapahtuman kulusta?
• Auttavatko tilan henkilökunta ja vapaaehtoiset vieraita?
• Kuka tekee mitäkin (ilmoittautuminen, tarjoilu, emännöinti, vieraiden vastaanotto jne.)?

Itse teen muistiinpanot heti tapahtumassa ottamalla kuvia (jotkin yksityiskohdat ovat liian herkullisia unohdettavaksi) tai lähetän itselleni tapahtuman jälkeen sähköpostia. Kyllä! Sähköpostia. Olen jopa onnistunut kouluttamaan sähköpostini luokittelemaan ne automaattisesti muistiinpanoiksi.

Kun vihdoin sinulle tulee aika suunnitella omaa tapahtumaa, voit palata muistiinpanoihisi ja pohtia mitä elementtejä voisit soveltaa (ja välttää). Hyvät idikset ovat kuin puoliksi tehty.

Antoisaa benchmarkkailua!