Työpaikoilla otetaan käyttöön yhä enemmän järjestelmiä, joilla voidaan seurata, havaita, suojata ja ennakoida. Usein syy on hyvä. Halutaan parantaa työturvallisuutta, suojata luottamuksellista tietoa tai ehkäistä väärinkäytöksiä.

Hyvä tarkoitus ei silti vielä tarkoita, että kaikki on sallittua.

Työnantajan tekninen valvonta on aihe, jossa laki, arki ja luottamus kohtaavat nopeasti. Siksi siihen kannattaa pysähtyä ennen kuin järjestelmä on jo hankittu, käyttöönotto sovittu ja henkilöstö alkaa kysyä, mitä kaikkea heistä oikeastaan seurataan.

Excellence Finlandin webinaarissa: Mitä työnantaja saa valvoa ja mitä ei? Aihetta avasivat asianajajat Jussi Herrainsilta ja Maria Aholainen Asianajotoimisto Hannes Snellmanilta.

Katso tallenne materiaalipankista. Se auttaa hahmottamaan, miten työnantajan teknistä valvontaa kannattaa lähestyä käytännössä. Saat kokonaiskuvan siitä, millaista sääntelyä työelämän tietosuojaan liittyy, miksi Suomen kansallinen sääntely voi yllättää ja mitä työnantajan kannattaa huomioida ennen valvontaratkaisujen käyttöönottoa. Tallenne sopii sinulle, jos työskentelet johtamisen, esihenkilötyön, HR:n, tietosuojan, tietoturvan, riskienhallinnan tai organisaation kehittämisen parissa.

Mitä työnantajan kannattaa pysähtyä arvioimaan?

Webinaarissa aihetta käsitellään kahden käytännönläheisen esimerkin kautta. Ensimmäisessä pohditaan tekoälypohjaisen sovelluksen liittämistä kameravalvontaan työturvallisuuden parantamiseksi. Toisessa tarkastellaan sähköpostiliikenteen automaattista valvontaa tilanteessa, jossa työnantaja haluaa ehkäistä luvatonta käyttöä sekä luottamuksellisten tietojen vuotamista ja väärinkäyttöä.

Esimerkit näyttävät hyvin, miksi tekninen valvonta vaatii aina myös tarpeellisuuden arviointia, tietosuojan huomioimista, työntekijöiden informointia ja ymmärrystä siitä, missä valvonnan rajat kulkevat.

Työelämän tietosuojaan liittyykin useita rinnakkain sovellettavia sääntöjä. Mukana ovat muun muassa GDPR, tekoälyasetus, työelämän tietosuojalaki, sähköisen viestinnän sääntely ja työlainsäädäntö. Suomessa sääntely on monelta osin tiukkaa myös eurooppalaisessa vertailussa. Tämä on tärkeä muistutus etenkin kansainvälisille organisaatioille. Konsernissa tuttu käytäntö ei välttämättä sovi Suomeen sellaisenaan.

Mitä työnantajan kannattaa pysähtyä arvioimaan?

Ennen käyttöönottoa kannattaa pysähtyä ainakin näihin kysymyksiin:

• Mihin valvontaa tarvitaan?
  Hyvä tarkoitus, kuten työturvallisuuden parantaminen tai luottamuksellisen tiedon suojaaminen, ei vielä yksin riitä. Tarve pitää pystyä perustelemaan.
• Voisiko saman asian hoitaa kevyemmin?
  Ensin kannattaa arvioida, päästäänkö samaan lopputulokseen tavalla, joka puuttuu vähemmän työntekijän yksityisyyteen.
• Mitä tietoja järjestelmä käsittelee?
  Erityisesti tekoälyavusteisessa valvonnassa pitää ymmärtää, mitä järjestelmä havaitsee, tulkitsee ja tallentaa.
• Kuka tietoihin pääsee käsiksi ja mihin niitä käytetään?
  Valvonnan tarkoitus, käyttöoikeudet ja rajat pitää määritellä selkeästi ennen käyttöönottoa.
• Miten työntekijöitä informoidaan?
  Työntekijöiden pitää ymmärtää, mitä seurataan, miksi seurataan ja mitä se tarkoittaa heidän työnsä arjessa.
• Miten viestinnän luottamuksellisuus huomioidaan?
  Automaattinen seuranta ei tee viestinnästä vapaata riistaa. Se, ettei kukaan ihminen lue viestejä käsin, ei vielä ratkaise asiaa.
• Sopiiko kansainvälinen malli Suomeen?
  Konsernissa tuttu käytäntö ei välttämättä sovi sellaisenaan Suomen sääntelyyn. Suomen työelämän tietosuojasääntelyssä on omat tiukat reunaehtonsa.

Hyvin valmisteltu ratkaisu kestää paremmin myös silloin, kun joku kysyy myöhemmin, miksi näin toimitaan. Ja joku yleensä kysyy.

---

Blogi on julkaistu ensimmäistä kertaa Excellence Finlandin sivustolla 12.5.2026, jossa työskentelen yhteisömanagerina ja tuottajana.

Muutosjohtamisen verkostolaisille on nyt tarjolla peräti kaksi webinaaritallennetta jäsenille avoimissa webinaaritallenteissa. Tallenteiden aiheina ovat Palkka-avoimuus pähkinänkuoressa ja Perehdytyksen pelisäännöt.

Yhteistä aiheille on se, että ne vaikuttavat luottamukseen, johtamiseen, oikeudenmukaisuuden kokemukseen ja siihen, miten ihmiset sitoutuvat työhönsä. Juuri siksi ne kuuluvat myös jokaisen johtajan kuin työkseen ihmisten hyvinvoinnista vastaavan työpöydälle.

Palkka-avoimuus pähkinänkuoressa

Palkka-avoimuus koskee kaikkia työnantajia, myös pk-yrityksiä. Vaikka raportointivelvollisuus koskee ensin suurempia organisaatioita, kannattaa kaikkien varmistaa perusasiat kuntoon jo nyt.

Webinaarissa selkeytetään, mitä palkka-avoimuus tarkoittaa käytännössä. Tallenteella käydään napakasti läpi, mitä työnantajan on hyvä huomioida ennen kuin rekrytoinnissa tai omassa henkilöstössä alkaa tulla palkkaan liittyviä kysymyksiä. Raportointi tulee mukaan vaiheittain. Tärkeää kuitenkin on, että palkitsemisen perusteet ovat selkeät, dokumentoidut ja johdonmukaiset. Näin niistä osataan myös kertoa.

Webinaarissa vastataan muun muassa näihin kysymyksiin: mitkä asiat kannattaa laittaa kuntoon ensimmäisenä, miten varmistetaan yhdenmukaiset kriteerit ja vertailtavuus, mitä rekrytoinnissa kannattaa muuttaa tai tarkentaa, miten palkkaan liittyviin kysymyksiin voi valmistautua sekä ketä palkka-avoimuus koskee ja milloin, myös pk-yrityksissä.

Asiantuntijoina ovat asianajajat Maisa Nikkola ja Sanna Väänänen asianajotoimisto Bird & Birdistä.

Perehdytyksen pelisäännöt

Toisessa tallenteessa käsitellään perehdytystä. Perehdytys on yksi tehokkaimmista tavoista varmistaa toiminnan laatu, ja webinaarissa kirkastetaan sen tärkeyttä. Käymme läpi, mistä perehdytys alkaa, mikä on järkevä minimikesto, mitä siihen pitää sisältyä ja milloin perehdytys voidaan oikeasti päättää. Lisäksi puhutaan perehdytyksen rooleista ja vastuista sekä siitä, miten perehdytys toimii eri taustoista tuleville.

Webinaarissa vastataan muun muassa näihin kysymyksiin: mistä perehdytys kannattaa aloittaa, mikä on hyvä minimikesto perehdytykselle, mitä perehdytykseen pitää sisältyä, miten perehdytyksessä huomioidaan erilaiset taustat, kuka perehdyttää ja miten vastuut jakautuvat sekä mihin perehdytys päättyy ja mistä tietää, että se onnistui.

Asiantuntijana on kouluttajamme Outi Repo. Hän on valmentaja ja Certified Business Coach Sciscitor Oy:llä.

Katso tallenteet silloin, kun sinulle sopii

Tallenteet ovat nyt muutosjohtamisen verkostolaisten katsottavissa jäsenille avoimissa webinaaritallenteissa.

Jos palkka-avoimuus tai perehdytys ovat ajankohtaisia omassa organisaatiossasi, nämä tallenteet kannattaa kurkata. Molemmat voi katsoa silloin, kun kalenterista löytyy sopiva hetki, eli ei tarvitse taistella Teamsin, kahvikupin ja palaverijonon kanssa samaan aikaan.

---

Blogi on julkaistu ensimmäistä kertaa Excellence Finlandin sivustolla 8.5.2026, jossa työskentelen yhteisömanagerina ja tuottajana.

Hyvä laatuteko ei aina ala suuresta innovaatiosta tai näyttävästä kehityshankkeesta. Usein se alkaa tavallisesta arjen ongelmasta, joka on häirinnyt työtä jo pitkään. Prosessi vie liikaa aikaa, asiakas joutuu odottamaan, tieto ei kulje tai sama työ tehdään moneen kertaan. Kaikki tietävät, että jotakin pitäisi tehdä, mutta vasta siinä vaiheessa kun joku tarttuu asiaan ratkaistakseen sen, ongelmasta syntyy laatuteko.

Aino Vuoden Laatuteko -kilpailussa etsitään kehittämis-, laatu- ja innovaatiotyötä, joka on parantanut organisaation toimintaa käytännössä. Kilpailutyö voi liittyä esimerkiksi laatuun, koulutukseen, tekoälyyn, vastuullisuuteen, asiakaskokemukseen, prosesseihin tai uuden palvelun kehittämiseen. Tärkeintä on, että kyse ei ole vain ideasta tai suunnitelmasta, vaan ratkaisusta, joka on otettu käyttöön ja jonka vaikutus näkyy arjessa.

Hyväkään laatuteko ei kuitenkaan erotu, jos sen merkitystä ei osata kertoa selkeästi. Kilpailutyön tehtävä on auttaa tuomaristoa ymmärtämään, mitä tehtiin, miksi se oli tärkeää ja mitä siitä seurasi. Lue alta vinkit siihen, miten rakennat hyvän kilpailutyön.

1. Hyvä hakemus alkaa selkeästä rajauksesta

Jos kehittämistyö on ollut laaja, koko hanketta ei välttämättä kannata kuvata kilpailutyössä sellaisenaan. Usein parempi hakemus syntyy siitä, että laajasta kokonaisuudesta nostetaan esiin yksi selkeä osa, jonka lähtötilanne, ratkaisu ja vaikutukset on helppo ymmärtää. Mitä tarkemmin kilpailutyön ydin on rajattu, sitä helpompi tuomariston on arvioida sen merkitystä.

Rajaus auttaa myös hakijaa itseään. Kun aihe on selkeä, hakemuksesta ei tule yleistä kuvausta kaikesta mahdollisesta kehittämisestä, vaan johdonmukainen kertomus yhdestä onnistumisesta. Tuomariston ei tarvitse tuntea organisaation koko historiaa tai sisäistä kehityspolkua. Sen pitää ymmärtää nopeasti, mikä ongelma ratkaistiin, mitä tehtiin toisin ja miksi lopputulos on tärkeä.

Hyvä rajaus ei pienennä työn arvoa. Päinvastoin se tekee arvon näkyväksi. Jos hakemuksessa yritetään kertoa kaikki, lukija joutuu etsimään olennaista. Jos aihe on rajattu hyvin, huomio kiinnittyy siihen, mikä todella muuttui.

2. Rakenna hakemuksesta johdonmukainen kokonaisuus

Selkeä hakemus etenee loogisesti. Ensin kuvataan lähtötilanne ja tarve muutokselle. Sen jälkeen kerrotaan, mitä päätettiin tehdä, miten ratkaisu toteutettiin ja keitä työssä oli mukana. Lopuksi näytetään, mitä muuttui, mitä opittiin ja miksi työ ansaitsee tulla huomioiduksi.

Tarinallisuus tarkoittaa, että hakemus kuljettaa lukijaa eteenpäin niin, ettei hänen tarvitse arvailla, miten asiat liittyvät toisiinsa. Kun kokonaisuus etenee selkeästi, myös työn arvo on helpompi huomata.

Hyvä rakenne voi olla yksinkertainen: ennen tilanne oli tämä, ratkaisimme asian näin ja nyt toiminta on parempaa tällä tavalla. Tällainen rakenne toimii, koska se pakottaa kertomaan olennaisen. Se myös vähentää turhaa yleispuhetta, johon hyväkin kehittämistyö voi muuten hukkua.

3. Kerro, miten toiminta parani

Kilpailutyössä ei kannata jäädä kuvaamaan vain tekemistä. Työpajat, prosessiuudistukset, uudet työkalut, kehitetyt mallit ja henkilöstön koulutukset voivat olla tärkeitä osia onnistumista, mutta ne eivät vielä yksin kerro, miksi työ oli vaikuttava. Tuomaristoa kiinnostaa tietää, mitä tekemisestä seurasi.

Siksi hakemuksessa kannattaa siirtyä mahdollisimman nopeasti vaikutuksiin. Lyhenikö läpimenoaika? Parantuiko asiakaskokemus? Vähenikö virheiden määrä? Helpottuiko työnteko? Saatiinko parempaa tietoa päätöksenteon tueksi? Säästyikö aikaa tai resursseja? Syntyikö ratkaisu, jota myös muut voisivat hyödyntää?

Vaikutus voi näkyä numeroina, palautteena, käytön laajuutena, oppimisena tai siinä, että arki toimii nyt sujuvammin kuin ennen. Kaikkia tuloksia ei tarvitse todistaa monimutkaisilla mittareilla, mutta työn hyöty pitää pystyä kuvaamaan konkreettisesti.

Hyvä kilpailutyö vastaa selkeästi kysymykseen: miten toiminta on nyt parempaa kuin ennen?

4. Kirjoita ihmiselle, joka ei tunne teidän arkeanne

Tuomaristo ei välttämättä tunne hakijan toimialaa, sisäisiä termejä, järjestelmiä tai organisaation tapaa toimia. Siksi hakemus kannattaa kirjoittaa niin, että myös ulkopuolinen lukija ymmärtää, mistä on kyse. Tämä ei tarkoita asioiden yksinkertaistamista liikaa, vaan olennaisen kertomista kirkkaasti ja käytännönläheisesti.

Lyhenteet kannattaa avata, sisäiset termit selittää ja ongelman merkitys kuvata niin, että lukija ymmärtää sen ilman laajaa taustatietoa. Jos ratkaisu liittyy monimutkaiseen prosessiin, kerro mitä prosessi tarkoittaa käytännössä ja miksi sen parantaminen oli tärkeää. Jos tulos on teille itsestään selvä, sanoita silti, miksi sillä on merkitystä asiakkaalle, henkilöstölle, organisaatiolle tai yhteistyökumppaneille.

Hyvä kilpailutyö ei oleta, että lukija ymmärtää asian puolesta sanasta vaan tekee ymmärtämisestä helppoa. Näin tuomariston on paljon helpompi arvioida työtä, jonka lähtökohdat, ratkaisut ja vaikutukset on kuvattu selkeästi.

5. Uskalla sanoa, miksi työnne on hyvä

Moni vahva kilpailutyö ontuu kohdassa, jossa pitäisi kertoa onnistumisesta. Suomessa osataan tehdä paljon hyvää, mutta onnistumisten sanoittaminen voi tuntua vaivaannuttavalta. Kilpailutyössä liika vaatimattomuus ei kuitenkaan auta, sillä tuomaristo ei voi palkita merkitystä, jota hakemuksessa ei ole tehty näkyväksi.

Jos työ on ratkaissut tärkeän ongelman, se kannattaa sanoa. Jos asiakaskokemus on parantunut, se kannattaa näyttää. Jos ratkaisu on uusi, tehokas, sovellettava tai opettavainen, se kannattaa nostaa esiin suoraan. Tämä helpottaa arviointia.

Aino Vuoden Laatuteko -kilpailussa arvioidaan muun muassa uutuusarvoa, sovellettavuutta, oppimismahdollisuuksia, asiakaskeskeisyyttä ja tehokkuutta. Näitä näkökulmia ei kannata jättää rivien väliin. Hyvä hakemus osoittaa, missä työn arvo näkyy ja mitä muut voisivat siitä oppia.

Vuoden 2026 kategoriat

Vuonna 2026 Aino Vuoden Laatuteko -kilpailun kategoriat ovat koulutus, laatu, tekoäly ja vastuullisuus. Organisaatio voi osallistua useampaan kategoriaan, jos hyviä laatutekoja on enemmän kuin yksi. Tämä on hyvä mahdollisuus, sillä monet kehittämistyöt eivät mahdu vain yhteen lokeroon. Sama ratkaisu voi esimerkiksi vahvistaa laatua, lisätä osaamista ja hyödyntää tekoälyä käytännössä.

Kilpailuun voivat osallistua kaikki Suomessa toimivat organisaatiot, joilla on Y-tunnus. Mukaan voi tulla yksin tai yhdessä muiden organisaatioiden kanssa, ja osallistuminen on juhlavuoden kunniaksi maksutonta. Pääpalkintona on 10 000 euroa, ja lisäksi tuomaristo myöntää ansiokkaille kehitys- ja laatuteoille kaksi 2 500 euron tunnustusta.

Kilpailutyöt arvioi Excellence Finlandin kokoama ulkopuolinen tuomaristo, jonka puheenjohtajana toimii Patentti- ja rekisterihallituksen pääjohtaja Antti Riivari. Kilpailu on auki 24.6.2026 asti.

Hyvä laatuteko ansaitsee tulla nähdyksi

Voittava kilpailutyö on usein vahvin hakemus, jossa työn merkitys on kerrottu selkeästi ja konkreettisesti. Lukijan pitää ymmärtää, mikä oli ongelma, mitä tehtiin, mikä muuttui, kenelle työstä oli hyötyä ja mitä muut voivat siitä oppia.

Aino Vuoden Laatuteko -kilpailu on mahdollisuus pysähtyä oman kehittämistyön äärelle ja antaa onnistumiselle sen ansaitsema näkyvyys. Samalla se auttaa sanoittamaan työn arvon tavalla, josta voi olla hyötyä myös organisaation sisällä. Hyvä hakemus ei vain kerro tuomaristolle, mitä on tehty. Se auttaa myös omaa organisaatiota näkemään, miksi tehdyllä työllä on merkitystä.

Jos organisaatiossanne on kehitetty toimintaa, ratkaistu tärkeä ongelma tai luotu jotakin uutta ja hyödyllistä, siitä kannattaa kertoa. Hyvä laatuteko ei aina pidä itsestään ääntä, mutta tämä kilpailu voi antaa sille juuri oikean paikan tulla nähdyksi.

---

Blogi on julkaistu ensimmäistä kertaa Excellence Finlandin sivustolla 8.4.2026, jossa työskentelen yhteisömanagerina ja tuottajana.