Johanna Lohiluoma

Tekijä: admin

  • Mitä yhteistä on dramaturgilla ja B2B-tapahtumatuottajalla?

    Mitä yhteistä on dramaturgilla ja B2B-tapahtumatuottajalla?

    Hyvä tapahtumaohjelma ei synny kasaamalla peräkkäin kiinnostavia puheenvuoroja. Eikä dramaturgi rakenna esitystä liimaamalla kohtauksia toistensa jatkoksi.

    Molemmat tekevät samaa ydintyötä: he rakentavat kokemuksen. Kokonaisuuden, joka virittää tunnelman, kuljettaa eteenpäin ja jää mieleen.

    Dramaturgi varmistaa, että tarinassa on rytmiä, jännitettä ja merkitystä. Että yleisö pysyy mukana, kiinnostus ei valu lattialle ja jokin osuu kohdalle. Tapahtumatuottaja tekee saman ohjelmalla. Hän ei täytä aikataulua, vaan kuratoi kokonaisuuden, jossa osat tukevat toisiaan.

    Milloin tarvitaan nostetta. Milloin rauhoittava hengähdys. Missä kohtaa yleisöä kannattaa herätellä ja milloin antaa ajatusten viipyä.

    Kyse ei ole vain järjestyksestä. Kyse on dynamiikasta.

    Mitä tapahtuu siirtymissä. Millainen vire avaa aamun. Missä kohtaa yleisö alkaa väsyä, ja missä kohtaa se kaipaa ravistelua. Hyvä dramaturgia ei tarkoita draamaa, vaan viritettyä rytmiä, jolla on suunta.

    Kun ohjelma on hyvin rakennettu, se ei tunnu agendalta. Se tuntuu kokemukselta. Silloin yleisö ei vain kuuntele, vaan elää mukana.

    Hyvä ohjelma ei myöskään vain sisällä hyviä puheenvuoroja. Se kertoo, että joku on miettinyt, miksi juuri nämä aiheet, tässä järjestyksessä ja juuri tälle yleisölle. Sinulle.

    Dramaturgi ei yleensä nouse lavalle. Eikä usein tuottajakaan. Silti heidän työnsä tuntuu. Se näkyy siinä, että tapahtumasta jää muutakin kuin muistiinpanot.

    Kokemus, joka jää mieleen.

    Lukusuositus: Yhteisön rakentaminen tapahtumilla & Kuraattori on vastalääke sisältöähkyyn

  • Yleisö ei jaksa arvailla: älä piilota pointtia

    Yleisö ei jaksa arvailla: älä piilota pointtia

    Jos et tiedä, mikä puheenvuoron pointti on, ei tiedä yleisökään.

    Kaikki puheenvuorot eivät ole valmiita, kun ne tulevat osaksi tapahtumaohjelmaa. Eikä niiden tarvitsekaan olla. Usein kyse on hyvistä aihioista ja ajatuksista, jotka ansaitsevat tulla kuulluiksi, mutta jotka vielä kaipaavat jotain: selkeyttä, kohdennusta tai rytmiä.

    Tässä kohtaa työni tuottajana ei ole vain huolehtia käytännöstä, vaan myös sparrata asiantuntijavieraitamme. Uskaltaa kysyä tarkentavia kysymyksiä ja muistuttaa siitä, kuka istuu yleisössä. Ei siksi, että sisältöä pitäisi muuttaa, vaan jotta se tavoittaisi paremmin ne, joille se on tarkoitettu.

    Kun ajatukset ovat selkeitä, viestikin kantaa

    Puhuja on aiheensa asiantuntija. Hän tietää kyllä, mistä puhuu. Sparrauksen tarkoituksena ei ole muokata sisältöä, vaan auttaa löytämään se ydin, joka ansaitsee tulla kuulluksi. Usein siihen riittää yhteinen hetki ja muutama hyvä kysymys:

    • Mitä kuulija saa tästä mukaansa?
    • Miksi tämä puheenvuoro on ajankohtainen juuri nyt?
    • Miten tämä liittyy kuulijan arkeen, haasteisiin tai tavoitteisiin?
    • Mikä ajatus jää elämään vielä, kun muu on jo unohtunut?

    Kun on syvällä omassa aiheessaan, kuten asiantuntijan kuuluukin olla, ulkopuolinen kuulija voi auttaa näkemään, mikä juuri tässä tilanteessa on olennaista tälle kohdeyleisölle.

    Jos siis sinulla on mahdollisuus käyttää apuna ulkopuolista sparraajaa, lämpimästi kannustan tarttumaan siihen. Ulkopuolinen näkökulma ei vie pois mitään olennaista. Päinvastoin, se voi auttaa näkemään sen kirkkaammin. Usein juuri pieni, ulkopuolelta tullut kysymys voi olla se, joka saa ajatuksen loksahtamaan paikalleen (ja jos satut törmäämään minuun ennen seuraavaa esitystäsi, hihasta saa nykäistä vaikka LinkedIn:ssä).

    Hyvä viesti osuu, koska se ymmärtää kuulijansa

    Työssäni yksi tärkeimmistä tehtävistä on pitää kirkkaana, kenelle puhutaan: ei kasvottomalle organisaatioille, vaan juuri niille ihmisille, jotka istuvat linjoilla tai salissa.

    Jokainen yleisö tuo mukanaan kontekstin: oman työnsä, painopisteensä ja ajankohtaiset paineensa. Kun tämä jätetään huomiotta, puheenvuoro jää ilmaan, vaikka aihe olisi kuinka kiinnostava. Siksi kohderyhmä ei ole vain suunnittelun sivuhuomio, vaan se määrittää, mitä kannattaa sanoa ja miten.

    Vaikuttavinkaan sisältö ei tavoita, jos yleisö jää etäiseksi. Kun ymmärtää, keille puhuu, tietää myös, miten puhua. Et puhu kaikille, vaan niille, joilla on syy kuunnella.

    Vaikuttavat puheenvuorot saavat pysähtymään

    Olen nähnyt sen monta kertaa: vahva, mieleen jäävä puheenvuoro syntyy usein vasta, kun pysähdytään hetkeksi yhdessä. Harvoin kyse on isoista muutoksista. Usein riittää pieni tarkennus näkökulmaan, yhden mutkan suoristaminen tai se, että uskalletaan jättää jotakin pois. Ja useimmiten juuri sitä viimeistä.

    Ajattelen, että puheenvuoro ei ole vain yksi erillinen ohjelmanumero muiden joukossa. Se on pala isompaa kokonaisuutta. Kun se istuu kohdalleen, koko rakenne vahvistuu. Mutta jos ei, tärkeäkin viesti voi jäädä ilman vastakaikua.

    Lukuvinkit: Miten tunnistaa passiivinen mutta tärkeä yhteisön jäsen? & Kun asiantuntija ei halua esiintyä – viestijän keinot kulissien takaa

  • Ennakointi ei tapahdu, jos se on aina huomisen homma

    Ennakointi ei tapahdu, jos se on aina huomisen homma

    Useimmissa tapaamissani johtajissa on yksi yhdistävä piirre: he haluavat aidosti hyvää. Ei pelkästään organisaatiolle vaan tiimeille ja ihmisille, joiden varassa koko liiketoiminta lepää. He kuuntelevat, ottavat vastuuta ja pyrkivät reiluuteen. Eivät ole täydellisiä, mutta inhimillisiä.

    Silti hyvät aikeet eivät aina kanna.

    Jos toiminta perustuu reaktiivisuuteen ja ongelmiin tartutaan vasta, kun ne ovat jo ilmeisiä, ollaan nopeasti tilanteessa, jossa ennakointi ei ole enää edes vaihtoehto. Kaikki energia kuluu tulipalojen sammutteluun, samalla kun hiljaiset signaalit hukkuvat taustakohinaan.

    Kun koko tekeminen perustuu jatkuvaan reagointiin, syntyy kierre, jossa tulevaisuus kutistuu kriisien mittaiseksi. Ennakointi muuttuu etäiseksi muistoksi, jota muistellaan juhlapuheissa, ei arjen päätöksissä.

    Ennakointi ei ole asia, joka hoituu sivulauseessa tai “sitten kun ehditään”. Se vaatii suuntaa, päätöksiä ja sen tunnustamista, että myös epävarmuus tarvitsee johtamista.

    Jos kaikkeen suhtaudutaan tyylillä “katsotaan sitten, kun ongelma tulee vastaan”, jää monta asiaa näkemättä. Ja kun ei nähdä, ei johdeta. Silloin koko kulttuuri oppii, että asioihin tartutaan vasta, kun joku jo väsyy niiden kantamiseen. Eikä silloin ole reilua ihmetellä, miksi joku vaikenee.

    Johtaminen on suunnan näyttämistä silloinkin, kun näkyvyys on nolla. Kykyä toimia, kun ongelmat eivät vielä huuda, mutta raapivat jo hiljaa. Ja ennen kaikkea: se on reiluutta. Etupainotteisesti, ei pyytäen.

    Monessa tiimissä on aina se yksi, joka näkee mutkat ennen muita. Hän ei ehkä nosta meteliä, mutta yrittää kertoa, kun vielä ehtii. Nostaa huolia palavereissa, muistuttaa, ehdottaa ratkaisuja, varmistaa, että kaikki olisi kunnossa. Hän luultavasti yrittää rakentaa varmuutta sinne, missä muut vielä kulkevat toiveen varassa.

    Mutta jos nämä havainnot jäävät ilman vastakaikua, ei ole ihme, jos keskusteluyhteys katkeaa. Ennakointi ei synny yksin, eikä kukaan jaksa olla näkijä loputtomiin, jos kukaan ei kuuntele.

    Koko organisaatio rakentaa kulttuuria, mutta suunta määräytyy sieltä, mistä esimerkki annetaan. Havainnot pitää ottaa tosissaan ja niiden on oltava kaikkien yhteinen asia. Ennakointi toimii vain, jos joku kuuntelee silloin, kun joku toinen näkee.

  • Kenelle tämä puheenvuoro on oikeasti tarkoitettu?

    Kenelle tämä puheenvuoro on oikeasti tarkoitettu?

    Oletko koskaan istunut tapahtumassa, jossa puhuja puhuu jostain, mutta ei sinulle? Aiheet saattavat olla kiinnostavia, mutta jokin ei osu. Sanat eivät pysähdy. Yleisö nyökyttelee kohteliaasti, mutta katseet lipsuvat puhelimiin.

    Usein syy ei ole puhujassa eikä sisällössä. Syy on siinä, että kohderyhmä on unohtunut tai hukassa.

    Liian moni puheenvuoro jää hyvästä sisällöstään huolimatta vaille vaikutusta. Syy on monesti siinä, ettei kukaan ole pysähtynyt kysymään, kuka puheenvuoron oikeasti kuulee. Kun ohjelma suunnitellaan kohderyhmää kohti, se ei vain osu, se jää mieleen.

    “Yleisölle” ei voi puhua

    Kun alan suunnitella tapahtuman ohjelmaa, en kysy ensin: mistä haluamme puhua? Kysyn: Kuka tulee paikalle ja mitä hän toivoo vievänsä mukanaan?

    Jos yleisössä on toimitusjohtajia, ei riitä, että aihe “kiinnostaa kaikkia”. Pitää tietää, mikä heidän työssään on nyt vaikeaa. Mitä on heidän pöydällään juuri nyt? Mikä saa pysähtymään tai nyökkäämään hiljaa?

    Usein puheenvuoroissa puhutaan siitä, mikä on meille tärkeää organisaationa. Mutta entä se toinen puoli: osallistuja? Hänen työroolinsa, näkökulmansa, arjen realiteettinsa?

    Jos sitä ei tunneta, ohjelmasta tulee helposti kokoelma puheenvuoroja, jotka jäävät vaille vastaanottajaa. Ne voivat olla asiallisia, hyvin valmisteltuja ja täynnä tietoa, mutta jos ne eivät resonoi, ne eivät myöskään jää mieleen.

    Kohdennus tarkoittaa kunnianhimoa

    Kun sanotaan, että puheenvuoro on “kaikille sopiva”, se kuulostaa hähmäiseltä. Tapahtumissa se usein tarkoittaa, että on vedetty varman päälle, hiottu kulmat pois ja näkökulma on pyöreäksi puleerattu.

    Kohderyhmän määrittely on palvelua paitsi puhujalle myös osallistujalle. Se on lupaus siitä, että tämä puheenvuoro ei ole sattumaa, vaan tehty harkitusti juuri sinulle, juuri tähän tilanteeseen.

    Tuottajana en kysy: mikä aihe olisi kiinnostava? Kysyn: kenelle tämä puheenvuoro on merkityksellinen?
    • Jos aihe on sama kaikille, näkökulma ei voi olla.
    • Jos tavoitteena on vaikuttavuus, on uskallettava rajoittaa.
    • Jos halutaan, että jokin jää mieleen, on puhuttava tavalla, joka saa pysähtymään.

    Tämä vaatii työtä. Joskus myös sitä, että sanon: “tämä puheenvuoro ei ole meille”. Jokainen tapahtuma ei ole jokaiselle, eikä kaikkien tarvitse puhua kaikille.

    Se hetki, kun yleisö kuuntelee hiljaa, ei johdu aina pelkästään esiintyjän karismasta. Se johtuu siitä, että yleisö myös tunnistaa, että tämä on minua varten. Tämä on minulle.

    Jos ohjelma ei vastaa tähän kokemukseen, koko tapahtuman vaikuttavuus jää ohueksi vaikka tekniikka toimisi ja tilaisuus menisi muuten hyvin. Siksi tuottajan tärkein kysymys on kenelle tämä puheenvuoro on oikeasti tarkoitettu?

    Lukuvinkki: Unohda massat, keskity merkitykseen & Mitä tehdä, kun yhteisö hiljenee?

  • Unohda massat, keskity merkitykseen

    Unohda massat, keskity merkitykseen

    Täysi sali näyttää hyvältä kuvissa ja lämmittää järjestäjän mieltä, sen voin myöntää. Mutta B2B-tapahtumissa tuloksellisuus ei synny taputuksista, vaan vaikutuksesta: siitä, mitä tapahtuu tapahtuman jälkeen. Kuka palaa asiaan? Kuka ottaa yhteyttä? Kuka muuttaa toimintaansa?

    Liian usein tapahtuman onnistumista mitataan vain määrillä: montako ilmoittautunutta, montako paikalla, montako kahvia meni. Mutta jos tavoite oli herättää kiinnostus uudesta palvelusta, tukea asiakkuuden elinkaarta tai saada strateginen viesti perille, kannattaako tuijottaa lukuja vai tulkita niiden takaa tulevaa liikettä?

    Tuloksellinen B2B-tapahtuma ei välttämättä täytä salia, mutta se voi täyttää kalentereita: uusilla tapaamisilla, sisäisillä keskusteluilla ja päätöksillä, jotka näkyvät viiveellä (ja järjestäjän viivan alla).

    Mitä kannattaa mitata täyden salin sijaan?

    Tuloksellisuutta kannattaa tarkastella B2B-tapahtumissa muilla mittareilla kuin pelkällä osallistujamäärällä:

    • Jatkotoimenpiteet: Oliko tapahtuma keskustelunavaus? Synnyttikö se yhteydenottoja, tarjouspyyntöjä tai uusia kontakteja?
    • Kohderyhmän osuvuus: Tuliko paikalle oikea yleisö: he, jotka tekevät päätöksiä tai vaikuttavat niihin?
    • Vaikuttavuus sisäisesti: Herättikö tapahtuma keskustelua organisaation sisällä? Muuttuiko asenne, käytäntö tai suunnitelma?
    • Sisältö ja muistot: Puhuivatko ihmiset tapahtuman sisällöstä vielä myöhemmin vai unohtuiko se seuraavana päivänä?

    Kohderyhmä määrittää onnistumisen

    B2B-tapahtuma voi olla onnistunut, vaikka paikalla olisi vain kaksikymmentä ihmistä, jos heistä viisi on juuri niitä, joita haluttiin tavoittaa. Laatu voittaa määrän silloin, kun tavoitteena on vaikuttaminen eikä viihdyttäminen.

    Ohjelmapäällikön näkökulmasta tämä tarkoittaa, että tapahtuma pitää suunnitella sisällön ja kohderyhmän risteyskohtaan. Ei mahdollisimman laajalle, vaan mahdollisimman osuvasti.

    Mitä sitten kannattaa tavoitella?

    Tuloksellisia ovat tapahtumat, joissa:

    • Aihe on ajankohtainen, merkityksellinen ja näkökulma selkeä.
    • Yleisö ei jää passiiviseksi kuuntelijaksi, vaan osallistuu: keskustelee, ajattelee, jatkaa ajatusta eteenpäin.
    • Sisältö on rakennettu tarkasti juuri oikeaa kohderyhmää varten, ei varmuuden vuoksi kaikille.

    B2B-tapahtumat ovat parhaimmillaan strategisia työkaluja, eivät kalenteritäytettä. Niiden arvo ei näy osallistujamäärässä, vaan siinä, mitä osallistujissa liikahti. Täysi sali on näyttävä, mutta täysi kalenteri seuraavalla viikolla kertoo enemmän siitä, että tapahtuma meni perille.

    Lue myös Tapahtumat ovat strategisia työkaluja – johda niitä sen mukaisesti!